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ERP – Enterprise Resources Planning

Semplificazione ed integrazione in azienda: come l’insieme delle tecniche e dei programmi che vengono implementati per gestire, informaticamente ed organizzativamente, un’azienda possono supportare tutta la struttura

da Capitale Intellettuale

Giovanni Basile Ingegnere elettronico, Consulente Apco Gestione Sistemi Produttivi

Le PMI italiane subiscono una richiesta ogni giorno più aggressiva di riduzione dei prezzi di vendita che ha come unico risultato una forte pressione sui costi: le idee in quest’ambito cominciano ad essere sempre meno.
Abbiamo acquistato le materie prime in Asia (gestendo importanti costi della non qualità), ridotto al minimo i costi di struttura, in qualche caso abbiamo delocalizzato alla ricerca di manodopera a basso costo ed ancora, tutto questo, non sembra bastare. La ricerca è sempre più rivolta alla razionalizzazione, all’ottimizzazione ed al miglioramento di efficacia ed efficienza delle nostre aziende.
La vera sfida del mercato risiede oggi nella gestione della complessità che richiede la massima concentrazione per ottenere disponibilità tempestiva dei materiali e riduzione dei costi, nonostante la lontananza delle fonti di approvvigionamento più
economiche.
In questo scenario la possibilità di trovare dei sistemi di gestione semplificanti ed un supporto alla formazione ed alla cultura in azienda che parta dall’ingresso dell’ordine del cliente, attraversi tutti i reparti e termini con la spedizione, o meglio ancora con l’arrivo a destinazione della merce, è un argomento che ogni realtà industriale dovrebbe analizzare al suo interno alla ricerca di possibili errori, ritardi, costi o disservizi al cliente.
Massimizzare il servizio offerto ai clienti, gestire i processi con il minimo costo e garantire la massima rivalutazione del capitale investito sono gli obiettivi che obbligano ogni impresa ad un percorso di razionalizzazione che parte da una domanda non casuale, ma condivisa sulla base di un progetto fornitore cliente, in grado di permettere ai primi la riduzione dei costi ed ai secondi un acquisto ottimale.
Sorvolando sulle moderne tecniche di acquisizione ordini e di rapporto con il cliente, lasciando la materia a chi ha maggiore esperienza e preparazione, ciò che si vorrebbe approfondire è lo sviluppo di sistemi software in grado di supportare ogni azienda; sistemi che consentano il radicamento, a tutti i livelli, dell’importanza economica della catena che segue il conseguimento dell’ordine o meglio che lo predispone e lo struttura ancor prima che l’ordine esca dal fax, dalla mail o direttamente dal sito web.
La pianificazione delle risorse aziendali (ERP – Enterprise Resources Planning) rappresenta oggi l’insieme delle tecniche e dei programmi che vengono implementati per permettere di gestire informaticamente ed organizzativamente un’azienda.
Sono sistemi solo apparentemente complessi e di difficile applicazione, che nella realtà richiedono il superamento delle resistenze verso una gestione “diversa”. Essi necessitano di un approfondimento di concetti basilari in azienda, l’evoluzione delle vecchie tecniche di gestione degli approvvigionamenti e della produzione: in pratica il passaggio verso sistemi gestionali in grado di mantenere le aziende al passo con la richiesta.


I sistemi ERP nascono come naturale sviluppo dei sistemi MRP (Materials Requirements Planning) che negli anni ’70 e ’80 sono stati utilizzati per riorganizzare molte aziende italiane, puntando al modello just in time giapponese. Azzerare i magazzini, disporre della merce solo al momento giusto e produrre un attimo prima della spedizione era diventato il sogno di ogni azienda italiana, dalla più piccola alla più grande.
Ciò che mancava (e manca spesso ancora oggi) era la cultura dei processi aziendali e del controllo dei costi, naturale completamento alle domande di quando e quanto produrre. Acquisendo come punto di partenza il sistema MRP, si è cercato di superarne i limiti introducendo quanto ruota intorno ad esso.
Lo schema proposto dal professor Levy semplifica quanto possibile la formulazione di un sistema ERP.
Nello schema si raccoglie tutto il flusso ordine/consegna presente in azienda: i concetti contenuti vengono considerati spesso come fin troppo scontati mentre, in realtà, il processo di ottimizzazione è completamente all’interno di esso e la gestione della complessità, o meglio la riduzione di essa, rappresenta e rappresenterà sempre più il passaggio verso la riduzione dei costi.
Un esempio? L’acquisto delle materie prime ha normalmente tempi molto lunghi che si aggravano se il materiale arriva dall’Asia; oltre a questo è indispensabile operare pianificazioni che garantiscano la disponibilità delle stesse.

In contrapposizione a ciò i clienti chiedono una spedizione immediata o, nel migliore dei casi, due settimane di consegna pena l’annullamento dell’ordine, ma sempre più spesso senza pianificazione: più i clienti sono di grandi dimensioni e meno programmano il loro ed il nostro lavoro. Per aggravare tutto questo, si cerca (comprensibilmente) di fornire tutti, grandi e piccoli, diversificando l’attività che diventa estremamente complessa.
In questo panorama il vantaggio competitivo ideale che possiamo dare all’azienda è quello di ridurre la forbice tra i clienti ed i fornitori, arrivando ad una integrazione che ponga l’azienda quale elemento centrale del business e che la leghi, in partnership, con gli uni e con gli altri.
La crescita culturale all’interno di ogni reparto/azienda su argomenti quali livello delle scorte, lotti economici e pianificazione delle risorse, rappresenta il mastice ideale per legare acquisti, produzione e commerciale e superare definitivamente la tendenza a rivolgersi verso finalità diverse o a produrre contrasti interni.

Nella gran parte delle aziende italiane, infatti, osserviamo un fenomeno di stratificazione che in qualche modo divide e non integra i vari reparti.
L’integrazione è proprio uno dei concetti basilari dei sistemi ERP, in quanto coinvolge l’intera azienda attraversandola, trasversalmente, e superando l’abilità, tipicamente italiana, di una individuale ottimizzazione del proprio lavoro a dispetto dell’intera struttura.
Potremmo identificare le due parole chiave proprio nella complessità e nell’integrazione e cercare una valida soluzione nei sistemi ERP, attraverso i quali è possibile non solo gestire, ma soprattutto integrare i principali processi di una azienda, come un sistema nervoso che porta nelle varie parti del corpo informazioni, compiti e soprattutto riconsegna un feedback in grado di permettere il controllo di tutto il meccanismo.

Esistono sistemi ERP sul mercato di grande qualità ma che si adattano con difficoltà alla realtà delle PMI italiane, sia per i costi che per la complessità o rigidità degli stessi.
La possibilità di inserire un sistema nuovo nelle piccole o medie aziende italiane deve necessariamente passare attraverso personalizzazioni del sistema e non fuori dal sistema, per dare continuità, pur nel cambiamento, all’operatività delle persone interessate. Questo consente da un lato una maggiore accettazione da parte di tutti della novità ma, anche l’eliminazione del rischio del “blocco” dell’attività che ogni imprenditore si pone nel momento del cambiamento di una parte tanto strategica dell’azienda.
Il successo dell’introduzione di un sistema ERP sta nella capacità decisionale di chi si assume la responsabilità del cambiamento, della convinzione di chi dovrà veicolarlo all’interno della realtà aziendale, ma soprattutto nella possibilità di collocare gli utilizzatori nelle migliori condizioni possibili, grazie alla formazione ed alla scelta di un sistema che non si ponga
come un muro irto di ostacoli.
Siamo partiti dalla necessità di semplificare ed abbiamo identificato nell’integrazione dell’azienda, al suo interno e verso l’esterno, l’elemento indispensabile.
Decisione, coinvolgimento ma soprattutto formazione saranno allora le nostre armi strategiche per arrivare all’obiettivo.
Se presente e futuro sono nel web, la gestione della nostra azienda sarà sempre più delocalizzata ed affidata ai sistemi gestionali integrati che ci permetteranno di “essere” in azienda in ogni momento, controllandone costantemente gli sviluppi, magari stando dall’altra parte del mondo, grazie ad un portatile o più semplicemente ad un’App del nostro telefonino. ■

ANNO 2 N.3

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