Guidotti Pier Alberto – Ingegnere elettronico, Consulente per la gestione informatizzata della Qualità ISO9000 e dei processi organizzativi aziendali
Alberto Mari – Consulente Direzionale, Executive Auditor, progettista e docente è collaboratore per lo sviluppo ed esperto della metodologia di diagnosi organizzativa UMIQ
Massimo Marini – Responsabile sviluppo commerciale e marketing di QWay presso Analysis S.r.l.
Sono trascorsi 5 anni dalla presentazione del metodo UMIQ (Unindustria Metodo Innovazione Qualità), un progetto frutto della collaborazione fra imprenditori manifatturieri e dei servizi, Università ed il TUV come Ente di certificazione e oggi trasformato in servizio di diagnosi organizzativa di base gratuito per le imprese associate a Confindustria Emilia.
Nato con l’obiettivo di fornire uno strumento semplice ed efficace alle imprese per fotografare le principali forze e debolezze, UMIQ è anche un utile mezzo attraverso il quale l’imprenditore può comunicare i propri obiettivi, stabilire le priorità di intervento e innescare miglioramenti mirati per la sua azienda.
Alla base del metodo, per creare il quale ci si è focalizzati su un percorso logico e di buon senso, c’è una diagnosi organizzativa che si basa su 7 “Ambiti” rispetto ai quali ricondurre le considerazioni emerse:
- governance (dalle strategie al loro controllo organizzativo);
- gestione economico finanziaria;
- risorse umane e competenze;
- gestione ICT (tecnologie dell’informazione e della comunicazione);
- mercati e vendite;
- portafoglio prodotti (progettazione ricerca e sviluppo);
- gestione operativa.
Per ciascun ambito, in base agli obiettivi, la visione ed i fattori critici propri di ogni impresa, vanno stabiliti dei pesi che definiscono un ordine di importanza.
A seguire ci sono delle domande rispetto alle quali assegnare un giudizio che prevede una scala che va da un minimo di 1, nel caso non si faccia nulla rispetto a quell’argomento oppure non c’è nulla di “strutturato” che permette di considerarlo un asset aziendale, ad un massimo di 5, rappresentato dall’applicazione delle migliori tecniche conosciute per quell’ambito.
In 3 anni e mezzo di utilizzo del metodo (per approfondimenti si rimanda al sito www.umiq.it) sono state effettuate oltre 150 diagnosi su aziende di dimensioni e settori differenti.
Le valutazioni sono state effettuate da esperti qualificati e in diversi casi le aziende hanno sfruttato la possibilità di effettuare delle autovalutazioni interne utilizzando il questionario disponibile online.
L’autovalutazione in particolare è stata una interessante prospettiva che ha prodotto risultati considerati molto utili. Il confronto tra diversi punti di vista interni e quello dell’esperto esterno spesso hanno messo in luce l’utilità di una maggiore chiarezza nella comunicazione degli obiettivi.
I dati raccolti sono stati presentati nel corso del workshop che si è tenuto nell’ambito di Farete 2017, l’incontro annuale di Unindustria Bologna, e i risultati si prestano ad interessanti considerazioni che approfondiremo nel seguito.
Gli indicatori principali che prenderemo in considerazione sono il RANKING delle 7 aree, che rappresenta la media dei pesi attribuiti da ciascun imprenditore e dall’esperto ad ogni area, e il RATING, costituito dalla media dei giudizi medi attribuiti, sempre da imprenditori ed esperto, nelle domande afferenti a ciascuna area.
Il RANKING ci permette di avere un quadro dell’importanza che imprenditori ed esperti hanno attribuito a ciascuna area mentre il RATING offre una valutazione delle aree stesse in termini di aderenza ai princìpi del metodo.
Mettendo a confronto il RANKING valutato dagli imprenditori con quello valutato dagli esperti (figura 1) emerge che per i primi l’area che ha il maggiore peso è quella della governance, seguita dalla gestione economico-finanziaria, anche se queste non distanziano in maniera netta le altre aree. Questo dato ci porta a pensare che gli imprenditori abbiano consapevolezza dell’importanza del corretto governo dell’azienda, nonché della necessità di avere una adeguata gestione della parte economica, ma il fatto che la media dei pesi non sia così differente rispetto a quella delle altre aree è indice del fatto che per molte aziende le prime non rappresentino la priorità.
La visione data dagli esperti qualificati rileva una situazione simile per quanto riguarda l’area ritenuta più importante e cioè la governance ma dà una distinzione più netta tra le altre aree e mette al secondo posto la gestione del marketing. In altre parole, per l’esperto il marketing, cioè la capacità delle aziende di far conoscere i propri prodotti al mercato, è prioritaria rispetto alla gestione economica, che si colloca, ben distanziata, al terzo posto in ordine di peso medio. Questo dato esprime il fatto che gli imprenditori non siano ancora del tutto consapevoli della necessità di essere ben visibili ad un mercato che è sempre più competitivo e globalizzato, nonché caratterizzato da forme di comunicazione sempre più pervasive e in grado di raggiungere il cliente in modi completamente differenti rispetto a ciò che avveniva anche solo dieci anni fa.
Figura 2
Per quanto riguarda il RATING (figura 2), è proprio l’area marketing e vendite quella che risulta avere il giudizio medio maggiore, sia per l’imprenditore sia per l’esperto. Anche per l’area governance c’è una corrispondenza sostanziale fra il giudizio dell’imprenditore e quello dell’esperto ma in questo caso, a dispetto dell’importanza data all’area, tale giudizio non è mediamente positivo attestandosi sotto la soglia di 2.5 che rappresenta la sufficienza.
Sotto la sufficienza risultano essere anche le altre aree, e, in particolare, l’imprenditore risulta essere più severo con sé stesso rispetto a quanto sia stato il valutatore nel giudicarlo. In particolare vi è una grande differenza nella valutazione delle aree operation e portafogli prodotti, indice del fatto che le aziende ritengano di avere molto da migliorare in questi ambiti. È significativo il fatto che queste due aree siano quelle sulle quali generalmente le aziende pongono le proprie fondamenta, essendo le altre cinque relative ad ambiti di più nuova concezione o legati all’innovazione organizzativa. Questa differenza di giudizio potrebbe quindi anche essere dovuta al fatto che l’imprenditore è più severo con sé stesso nelle aree che conosce meglio.
Inoltre potrebbe anche essere corretto dire che il legame con la parte più “tangibile” tipico delle nostre imprese porti le aziende a investire maggiori energie dove si sentono forti indipendentemente dalle priorità.
Un altro punto dove c’è disaccordo tra la valutazione interna e quella di parte terza è quella legata all’ICT: è un ambito a cui ancora pochi imprenditori danno la giusta importanza, probabilmente per le scarse conoscenze di questo mondo in continua evoluzione.
L’area ICT è di fatto il supporto alle altre 6 aree, e gli strumenti informatici rappresentano il motore dell’Innovazione (la “I” di UMIQ). Ciò che è emerso sia dai check-up UMIQ sia dai check-up verticali ICT è che gli imprenditori spesso non conoscono appieno le potenzialità di tali strumenti o, se le conoscono, li ritengono troppo complicati e non applicabili alle proprie aziende temendo un aggravio di costo anziché un recupero dato dal miglioramento dell’efficienza. Ciò si traduce in una scarsa capacità di acquisizione e analisi dei dati, e quindi di controllo dell’azienda, il che non consente all’imprenditore di prendere le decisioni in modo tempestivo e adeguato al contesto economico attuale, che è fatto di rapidi mutamenti del mercato ai quali ci si deve adattare con altrettanta rapidità. Utilizzando i dati di dettaglio delle risposte date alle domande delle singole aree, ciò che emerge è che le aziende difficilmente identificano in maniera corretta i processi e risulta quindi più complicato avere una gestione per obiettivi.
Figura 3
Ciò è evidente se si guardano i grafici di Figura 3, dove è ben chiaro lo scarso utilizzo di questo tipo di gestione da parte delle aziende, siano esse di piccola o grande dimensione.
Altro problema riscontrato dagli esperti durante le diagnosi è che raramente, fatto salvo nelle aziende più grandi, viene effettuata una valutazione dei rischi del proprio contesto che permetterebbe di definire periodicamente e formalmente delle azioni di sostenibilità e migliorabilità del business.
Ad oggi sappiamo che le caratteristiche che hanno consentito alle PMI di sopravvivere a questa nuova situazione economica sono basati su:
- creatività;
- reattività;
- conoscenza del prodotto;
- attenzione ai clienti e fornitori;
- costi bassi o grande specializzazione;
ma spesso sono aspetti che fanno parte di un modo di operare non replicabile.
Avere un metodo replicabile consentirebbe all’imprenditore di ottenere il giusto vantaggio competitivo che gli permetterebbe di staccare la concorrenza e posizionarsi per primo nella mente del cliente.
Analizzare il proprio contesto esterno e quello interno, individuare i fattori critici di successo, le proprie forze e debolezze rappresenta per l’imprenditore una importantissima possibilità di evoluzione e innovazione della propria azienda.
Il metodo UMIQ è uno strumento completo e a disposizione gratuitamente per tutte le aziende che si pongano come obiettivo quello di evolvere e innovare per stare al passo col mercato, un gradino sopra la concorrenza. ■
