Meeting Management: la gestione delle Riunioni con QualiWare

Pier Alberto Guidotti Ingegnere elettronico, Consulente per la gestione informatizzata della Qualità ISO9000 e dei processi organizzativi aziendali

La riunione è lo strumento fondamentale per la condivisione di informazioni, l’analisi dei problemi e la definizione di soluzioni. Come tutti gli strumenti, deve essere utilizzato al meglio: se non adeguatamente preparata, una riunione può tradursi in una perdita di tempo. I partecipanti, oltre a data, ora, durata e luogo, dovrebbero essere adeguatamente informati sugli argomenti oggetto della riunione e su come verranno trattati, per potersi preparare adeguatamente. La riunione dovrebbe anche essere verbalizzata in modo esaustivo, per tenere traccia delle decisioni e delle responsabilità delle azioni stabilite, e consentirne un adeguato follow-up nelle riunioni successive.

Tutte queste attività di gestione raramente vengono svolte in modo adeguato, con la conseguenza di rendere inefficaci gli incontri e di perdere parte dell’importante contenuto informativo che da essi ne deriva.

Il motivo di questo non è solo una mancata conoscenza, da parte di chi organizza gli incontri e di chi vi partecipa, delle corrette metodologie di gestione delle riunioni ma soprattutto la mancanza di adeguati strumenti a supporto di questa attività.

Normalmente infatti ci si limita ad effettuare le convocazioni utilizzando le cosiddette “invitation” messe a disposizione dai gestori della posta elettronica quali Microsoft Outlook e Lotus Notes, e a gestire il conseguente verbale utilizzando e-mail con allegati.

Questo comporta l’assenza di un repository condiviso per la ricerca delle informazioni e soprattutto per potere condurre attività di monitoraggio sulle azioni che scaturiscono dalle riunioni stesse.

 

Il modulo Gestione Riunioni di QualiWare è stato studiato per colmare questa lacuna. Esso consente infatti di programmare le riunioni e gli incontri, prevedendone obiettivi e partecipanti, e di registrarne esito e attività previste.

 

Fra le funzionalità di pianificazione che il modulo mette a disposizione di chi organizza le riunioni vi sono:

• possibilità di pianificare le riunioni per tipo (ad es. Briefing tecnico, Meeting informativo, Comunicazioni della Direzione, ecc.);
• previsione della data, dell’orario di inizio e fine, del luogo, dell’ente coinvolto;
• definizione dei relatori e dei partecipanti;
• integrazione con i calendari di Microsoft Outlook e Lotus Notes per l’invio automatico di messaggi che contengono un appuntamento pre-elaborato;
• possibilità di filtrare le riunioni programmate per un determinato ente o in un determinato intervallo di tempo;
• aggiornamento in tempo reale sullo stato delle riunioni (programmate, annullate, rinviate o chiuse).

Per quanto riguarda la verbalizzazione, QualiWare consente di registrare l’esito della riunione in pochissimo tempo, condividendolo con tutti coloro che hanno partecipato e anche con le persone che devono essere informate. L’interfaccia prevede:

 

• campo Note formattabile per la redazione di un verbale dettagliato e discorsivo;
• partecipanti: ora effettiva di inizio e di fine, partecipazione effettiva dei partecipanti convocati e motivi dell’eventuale assenza;
• registrazione, per singolo partecipante, della data di entrata ed uscita con spazio per motivazione dell’eventuale ritardo o anticipo;
• registrazione di ogni attività da pianificare successivamente alla riunione, con la relativa descrizione, data di scadenza e nome del responsabile dell’attuazione;
• spunta di completamento per ciascuna attività ed indicazione della data di completamento per evidenziarne la tempestività o il ritardo;
• spazio per note di commento sull’attuazione delle singole attività.

Una apposita maschera consente il monitoraggio di tutte le attività, stratificandole per utente e per data di completamento.

 

Il modulo Gestione Riunioni è disponibile anche su piattaforma Web 2.0: questa versione offre funzionalità che lo rendono particolarmente adeguato per organizzazioni complesse, consentendo fra l’altro di:

• limitare la visibilità delle riunioni per ente;
• integrarsi in modo nativo con Microsoft Outlook per gestire le convocazioni e, in alternativa, utilizzare una modalità completamente gestita in QualiWare;
• gestire la prenotazione delle sale, grazie all’evidenza della disponibilità e dell’occupazione;
• gestire, tramite messaggi automatici di posta, l’annullamento o il rinvio delle riunioni;
• utilizzare iPad per verbalizzare la riunione.

In conclusione, il modulo Gestione Riunioni di QualiWare, grazie alla sua versatilità e completezza funzionale, rappresenta lo strumento ideale per una gestione efficiente ed efficace delle riunioni aziendali, consentendone una pianificazione dettagliata e una verbalizzazione completa, con una corretta condivisione a livello aziendale di tutte le informazioni e le attività che ne scaturiscono.

ANNO IV N. 1

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