Sistema e-procurement B2B

L’E-procurement è l’insieme di regole, modalità organizzative e procedure  che consentono l’acquisizione di beni e servizi on-line, impiegando tecnologie informatiche attraverso Internet.

Ogni giorno 2.2 trilioni di dollari di transazioni commerciali passano attraverso il sistema e-procurement B2B di cui tutti parlano ma pochi conoscono cosa c’è dietro tanta tecnologia.

L’E-procurement (Electronic Procurement) letteralmente è il processo di “approvvigionamento elettronico”: in pratica è un sistema che consente alle aziende di effettuare i propri acquisti (materie prime, semilavorati, materiali vari, servizi) online, servendosi di piattaforme B2B, automatizzando il reperimento delle informazioni sui prodotti e confrontando le offerte di mercato mettendo in concorrenza fra loro i fornitori. L’automatizzazione può comprendere anche la creazione dell’ordine d’acquisto, la sua convalida, l’invio dell’ordine al rivenditore, la ricezione della fattura e il saldo.

Il processo fondamentale per il successo di un sistema di e-procurement è rappresentato dalla creazione di un catalogo (e-catalog) formato selezionando i fornitori, tenendo conto della loro capacità di garantire, oltre a requisiti di carattere economico, tecnico, produttivo e organizzativo, criteri di sicurezza sul lavoro, tutela della salute, gestione della qualità, salvaguardia ambientale e osservanza di standard internazionali in materia di diritto del lavoro. Questo sistema può essere usato con le diverse regole applicabili – tra aziende (commercio Business to Business o B2B) o tra aziende e istituzioni pubbliche (Government to Business o G2B). Considerando i costi di acquisizione e di utilizzo delle piattaforme di e-procurement, gli utilizzatori sono rappresentati principalmente da grandi aziende e dalla pubblica amministrazione.

Nel caso in cui gli appalti telematici siano utilizzati per aggiudicare gare pubbliche di appalto si parla di public e-procurement, il quale in Italia risponde alla normativa in materia di pubblici appalti.

L’E-procurement pubblico italiano nasce sulle regole fissate dal DPR 4 aprile 2002 n. 101 “Regolamento recante criteri e modalità per l’espletamento da parte delle amministrazioni pubbliche di procedure telematiche di acquisto per l’approvvigionamento di beni e servizi.”; tale normativa è quasi sempre rispettata anche per gare ed aste telematiche in ambiente privato.

La normativa italiana prevede diversi strumenti di e-procurement pubblico adatti alle diverse e specifiche procedure di gara: sistema dinamico di acquisizione, accordo quadro, prevedendo per queste procedure l’utilizzo di sistemi elettronici e telematici per effettuare i rilanci competitivi e la pubblicazione telematica degli atti di gara. Inoltre vengono disciplinate le aste elettroniche: esse non costituiscono una procedura di gara, ma sono procedure “tradizionali” di gara svolte mediante uno strumento di negoziazione telematica delle offerte.

Il legislatore ha dedicato una norma specifica, l’art. 295 del D.P.R. 5 ottobre 2010 n. 207, per le procedure di gara interamente gestite con sistemi telematici, stabilendo alcune condizioni generali che devono rispettare, ed in particolare gli strumenti elettronici e telematici che consentono la presentazione e la classificazione delle offerte devono impedire di operare variazioni sui documenti, sulle registrazioni di sistema e sulle altre rappresentazioni informatiche e telematiche degli atti e delle operazioni compiute nell’ambito delle procedure.

Tutti questi elementi devono tener conto di altre norme che disciplinano i vari aspetti che un portale web di una pubblica amministrazione deve rispettare – tra tutte la norma cardine è il D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale): in particolare l’art 54 regolamenta che uno dei contenuti che deve avere il sito istituzionale di ciascuna P.A. è l’elenco di tutti i bandi di gara.

Tale disposizione è stata ripresa e dettagliata dal D.P.C.M. del 26 aprile 2011 “Pubblicazione nei siti informatici di atti e provvedimenti concernenti procedure ad evidenza pubblica o di bilanci”.

Grazie alle possibilità offerte dallo sviluppo della rete Internet e del commercio elettronico, i vantaggi derivanti dall’utilizzo di una piattaforma di e-procurement si possono riassumere in poche parole:

Ottimizzazione: l’azienda trasforma i propri acquisti in un processo strutturato e controllabile;

Risparmio: beneficio economico derivante dalla competizione tra fornitori ed abbattimento dei tempi di negoziazione;

Tracciabilità: delle negoziazioni effettuate, controllo e reporting (es. andamento dei costi);

Ripetibilità: degli eventi, economie di esperienza nell’impostare le negoziazioni.

Simmetria informativa: nei confronti dei fornitori con conseguente riduzione dei contenziosi.

Rispetto alla gestione degli acquisti attraverso tecniche tradizionali, la gestione e-procurement consente di allargare la propria base di fornitori, partecipare a gruppi di acquisto per aumentare i volumi con conseguente aumento del potere negoziale, fornire nei confronti del mercato un’immagine di modernità ed efficienza. Se pensiamo in Italia ad una piattaforma di sistema e-procurement b2b innovativa, pensiamo ad E-platform perché riesce a coniugare attività di impresa tradizionale dove le capacità e la consulenza umana sono indispensabili, con l’innovazione, poiché tutte le automazioni vengono gestite attraverso il web consentendo alle aziende di comunicare a livello internazionale e cogliere tutte le opportunità di business. Le gare e le aste di E-platform coinvolgono oltre alle Aziende italiane tutte le Aziende straniere iscritte al portale. In virtù dell’aspetto tradizionale di impresa, E-platform coinvolge aziende in commodities, in progetti internazionali ed offre anche consulenza nella ricerca di un prescelto mercato adattando o creando su misura un piano strategico mirato che consente all’azienda di entrare sul un determinato mercato e di rimanerci, seguendo tutte le fasi di ricerca e sviluppo. Tutto questo garantito grazie alla presenza territoriale dei loro partner esteri e delle partnership con professionisti ed enti specializzati a supporto e sviluppo del business globali quali ad esempio provider di logistica, della finanza, del legale, ispezioni e certificazioni e consulenza d’impresa come A.A.C. Consulting.

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