Giorgio Beghini Fondatore di Synnova, si occupa di formazione e soprattutto consulenza di Project Portfolio Management e sistemi integrati di gestione. Collabora con le Università di Padova e Verona
“Dobbiamo sempre guardare le cose da angolazioni diverse … è proprio quando credete di sapere qualcosa che dovete guardarla da un’altra prospettiva; anche se potrà sembrarvi sciocco o assurdo ci dovrete provare”
Il tema della Work Breakdown Structure (WBS) è estremamente ampio e spazia in molteplici campi di applicazione.
Il punto di partenza lo si può trovare nel film l’Attimo Fuggente quando il Prof. Keating salendo in piedi sulla cattedra dice ai propri studenti: “Dobbiamo sempre guardare le cose da angolazioni diverse … è proprio quando credete di sapere qualcosa che dovete guardarla da un’altra prospettiva: anche se potrà sembrarvi sciocco o assurdo ci dovrete provare”.
La WBS è sostanzialmente una struttura ad albero del lavoro da eseguire orientata ai deliverable.
Spesso quando si pensa alla pianificazione ed al monitoraggio del Progetto ci si riferisce facilmente al diagramma di Gantt; in altri termini si associa la gestione del Progetto al suo sviluppo temporale, necessario, ma non sufficiente.
La base della metodologia della WBS la si ritrova anche nei libri di cucina; le ricette sono strutturate prima con gli ingredienti e poi con la descrizione delle varie lavorazioni. Questo tipo di approccio considera il Progetto dal punto di vista dei contenuti e, successivamente, della tempificazione delle lavorazioni.
La WBS è “una scomposizione gerarchica dell’ambito -contenuto- complessivo del lavoro che deve essere eseguito dal gruppo di progetto per conseguire gli obiettivi del progetto e realizzare i deliverable richiesti.” Questa definizione è tratta dalla quinta edizione della “Guida al Project Management Body Of Knowledge (PMBOK)®”, standard internazionale del Project Management Institute.
La “scomposizione” ha l’obiettivo di organizzare il Progetto in elementi a complessità sempre minore al fine di poterne governare la complessità.
L’idea di “deliverable” è importante in quanto lega il concetto astratto di Progetto a degli “oggetti” tangibili e misurabili.
Unendo i due concetti di “scomposizione” e “deliverable” si arriva a percepire che il Progetto deve essere scomposto in elementi con complessità decrescente, per non dimenticare nulla.
Questo metodo di lavoro, nonostante sia relativamente recente, basa i suoi principi in elementi filosofici elaborati da Cartesio, nel 1637, nel suo “Discorso sul metodo”. Egli già allora aveva rilevato la necessità di affrontare i problemi scomponendoli e analizzando in dettaglio le particelle fondamentali che ne sono alla base.
Inoltre la WBS organizza e definisce il lavoro complessivo del Progetto: il lavoro (assieme ai conseguenti deliverable), non inserito nella WBS è escluso dal Progetto. Il Project Manager si impegna a realizzare tutto e solo ciò che è inserito nella WBS.
La WBS è inoltre un importante strumento di comunicazione che deve essere utilizzato, con gli opportuni livelli di dettaglio, con i diversi stakeholder: dalla Direzione al Cliente, dai fornitori al Team di Progetto. La regola fondamentale è quella della “chiarezza”.
Per questa ragione la WBS, dando visibilità e trasparenza sul contenuto del Progetto, è reputata uno strumento etico.
Nell’ambito di Progetti di realizzazione di servizi, un semplice metodo per razionalizzare i risultati è quello di pensare alle azioni che:
- si susseguono in una giornata di utilizzo in condizioni normali e poi in condizioni eccezionali,
- coinvolgono le relazioni interne ed esterne con gli stakeholder,
- descrivono l’intero ciclo di vita.
Questa modalità è estremamente efficace e permette sia di progettare il servizio che di identificare i risultati che si dovranno realizzare.
Un esempio: se l’obiettivo del Progetto è realizzare una “Nuova linea di autobus tra l’Ospedale e la Stazione ferroviaria” si tratterà di immaginare il processo: acquistare il biglietto, aspettare alla fermata, salire sull’autobus, percorrere la tratta in autobus, scendere dall’autobus. Condizioni eccezionali potrebbero essere: mancanza dell’autobus dovuto ad un guasto, salita sull’autobus di un controllore, non percorribilità della tratta per un incidente.
Si può ricavare la seguente bozza di WBS:
La progettazione e la realizzazione di un servizio può e deve sempre essere ricondotta a quelli che sono dei deliverable, da cui successivamente deriveranno le azioni: le “attività”.
Successivamente, per ciascuna attività si definirà una durata, si assegneranno le risorse ed i costi, si specificherà la loro sequenza al fine di ottenere la schedulazione del Progetto.
La struttura che ne deriva deve permettere di organizzare, definire e visualizzare il Progetto, ponendo in rilievo quello che sarà il suo contenuto complessivo.
A tal fine risulta particolarmente utile identificare all’interno della WBS due sottoinsiemi principali: il primo è costituito da tutti gli elementi collegabili direttamente al prodotto o al servizio “Nuova linea”, il deliverable primario, il secondo è dato dalle componenti che contribuiscono in maniera indiretta.
Con questi ulteriori elementi la WBS si completa come segue:
Per procedere ulteriormente si rende necessario sviluppare gli ultimi livelli, Work Package, con le attività che saranno necessarie per poterli realizzare.
Proseguendo con il Progetto, preso come esempio, si può ipotizzare la seguente scomposizione, dove gli elementi colorati in giallo sono le attività:
E’ da notare come gli elementi della WBS sono dei “nomi” (Automezzi, …), mentre le attività sono espresse mediante dei “verbi”, cioè le azioni che devono essere eseguite per realizzare i deliverable.
I benefici dell’utilizzo della WBS per chi richiede o sponsorizza il Progetto sono: avere la visione complessiva del Progetto, comparare differenti proposte di Progetto, monitorare il Progetto ed i suoi stati di avanzamento; per chi fornisce il Progetto invece i benefici sono: permettere una più precisa illustrazione dei contenuti e dei risultati del Progetto, favorire la comunicazione tra le diverse funzioni organizzative, permettere di ricavare dati storici utili per mettere a punto Progetti futuri, consentire di identificare i modelli di riferimento: modelli/template di Progetti da utilizzare nella progettazione e pianificazione di Progetti futuri.
La WBS è inoltre uno strumento utilizzato nei processi di pianificazione, monitoraggio e controllo per definire il contenuto di Progetto e controllarne, “in itinere”, lo stato di avanzamento e le eventuali modifiche.
La WBS è quindi un semplice metodo per vedere con chiarezza il Progetto ed il suo sviluppo.
