Casa Risorse UmaneComunicazione La Comunicazione linfa del sistema di Governance d’Impresa

La Comunicazione linfa del sistema di Governance d’Impresa

Spunti per valutare le dimensioni e le leve su cui agire per massimizzare i benefici della comunicazione

da Capitale Intellettuale
iStock_ShadowsDance

Roberta Bellotto e Giorgio Beghini Fondatori di Synnova, si occupano di formazione e soprattutto consulenza di Project Portfolio Management e sistemi integrati di gestione. Entrambi collaborano con le Università di Padova e Verona

L’obiettivo della comunicazione è di permettere a tutte le persone coinvolte nell’organizzazione di prendere decisioni corrette nei tempi giusti, e di intercettare tempestivamente o proattivamente le distorsioni per concretizzare opportuni elementi correttivi o migliorativi.

Le dimensioni della comunicazione

Le quattro macro-dimensioni della comunicazione sono:

  1. Contenuti: il materiale delle fonti informative e la sua rappresentazione.
  2. Stakeholder: tutti coloro che, con diverse motivazioni, sono interessati alle informazioni.
  3. Qualità dell’informazione: il grado di aggiornamento delle informazioni, l’ampiezza e la veridicità.
  4. Sistema di condivisione: tutti quegli elementi e quelle applicazioni che “trasportano” e rendono la comunicazione di valore nelle modalità Sintesi e Dettaglio Esplicativo.

Quando questi quattro macro-elementi non vengono considerati contemporaneamente, tipicamente la comunicazione viene resa inefficace e inconsapevolmente non produce i risultati attesi.

Per ciascuna delle macro-dimensioni vi sono degli elementi caratteristici.

Contenuti della comunicazione

A volte si considera che gli scambi comunicativi si possano leggere solamente in termini di contenuti di informazione o di dati; questi sono necessari, ma non sufficienti. Infatti, i contenuti hanno degli elementi accessori funzionali quali:

  • La semplicità. Siamo talmente bombardati da informazioni che, se la comunicazione non risulta semplice tramite formati adeguati all’uso e comprensibili, si alza il rischio di inefficacia per oggettiva difficoltà nell’interpretazione.
  • L’essenzialità. Devono essere divulgate solamente le informazioni necessarie a coloro che le ricevono.
  • L’esaustività. Le informazioni devono coprire tutte le aree di necessità degli stakeholder a cui sono indirizzate: comunicazione trasversale di processo.

Stakeholder della comunicazione

Gli stakeholder sono l’insieme delle persone, gruppi e organizzazioni che a vario titolo generano e ricevono comunicazioni, e che hanno differente potere e interesse in merito al suo contenuto ed alla sua diffusione. Gli scambi con loro necessitano di azioni quali:

  • L’identificazione degli stakeholder. In ciascuna realtà aziendale è importante identificarli. Inoltre, bisogna determinare le diverse iniziative, progetti, processi, sui quali hanno motivato interesse, al fine di conoscere chiaramente i destinatari della comunicazione (output) e le fonti che la generano (input).
  • La definizione dei bisogni informativi degli stakeholder. Molto importante è comprendere preliminarmente quali sono i loro bisogni informativi: questo implica un’analisi finalizzata a canalizzare le informazioni adeguate alle persone giuste e distinguere le necessità informative generali da quelle intrinsecamente collegate allo specifico ruolo. Per queste ultime è buona regola che “ciascuna persona acceda e venga tenuta aggiornata con le sole informazioni sulle quali esercita una specifica capacità decisionale”.
  • La dimensione. Nell’identificazione degli stakeholder e delle loro necessità informative bisogna porre attenzione a considerare sia la dimensione interna all’azienda, favorendo i flussi orizzontali e verticali opportuni, che quella esterna verso eventuali clienti, utenti, partner, fornitori.

Qualità della comunicazione

Il tema è certamente molto ampio e comprende elementi come:

  • L’aggiornamento delle informazioni. Un’informazione “vecchia” non permette di prendere delle decisioni corrette, quindi la prima necessità è quella di avere indicatori che permettano di capire il grado di aggiornamento delle informazioni.
  • L’affidabilità delle informazioni. È importante che il destinatario della comunicazione sappia quale è il grado di confidenza, per esempio se è una valutazione indicativa o se invece è il risultato di un processo di attenta valutazione oggettiva. Paradossalmente è meglio affermare “non lo so (ancora)”, rispetto a fornire un’informazione priva di verifica!

Sistema di condivisione

L’esplicitazione delle precedenti componenti evidenzia chiaramente la necessità di avere alla base un vero sistema di condivisione, per garantire che i contenuti raggiungano gli stakeholder nel modo più efficace ed efficiente. Gli elementi che caratterizzano un simile sistema sono:

  • L’accessibilità. Le informazioni devono essere facilmente accessibili da parte degli stakeholder ed essere rappresentate nel formato a loro più comprensibile e familiare. Fondamentale per la familiarità è la Formazione Approfondita. Inoltre, deve essere garantita una semplice raggiungibilità e il supporto funzionale di “alerting”, nel momento in cui i dati vengono modificati o aggiornati.
  • La sistematicità. Per i progetti è sostanziale identificare quali sono gli scostamenti, le cause delle differenze rispetto alla pianificazione e soprattutto i trend con i quali stanno evolvendo. Si può agire sulla cultura e sul comportamento organizzativo, ma bisogna anche essere certi che il sistema stesso sia garante della sistematicità della comunicazione. Molto consigliati i Sistemi Proattivi e i Sistemi Comparativi di dati omogenei storici e attuali.
  • L’uniformità. Ci sono sistemi organizzativi che fondano la loro forza sulla personalizzazione della rappresentazione delle informazioni, dimenticando, invece che la sostanza è quella di far capire il verificarsi di determinati eventi nel tempo. Il rischio delle rappresentazioni con questo tipo di approccio è di creare tanti linguaggi quanti sono gli attori, con il risultato di avere report e grafici d’impatto visivo piacevole, ma interpretabili solo da chi li ha generati! Come si è verificata l’esigenza di un sistema di comunicazione, è evidente oggi la necessità anche di una progettazione del sistema di comunicazione aziendale. Con l’avvento dei Big Data e lo sviluppo dell’organizzazione aziendale snella sono nate professioni specialistiche come Data Scientist, Data Architect, Big Data Engineer e Data Analyst.
  • La manutenibilità. Per fornire risultati con continuità è necessario che il sistema sia manutenibile, in modo da garantire sia le performance che le possibilità di sviluppo nel tempo. Per ottenere ciò, la progettazione del sistema di comunicazione aziendale deve quindi essere affiancata da quella della manutenzione, che deve far proprie le nuove esigenze, e comprendere le procedure e le tecnologie più adatte per migliorare e sviluppare il sistema. Da qui la necessità di una funzione aziendale responsabile dedicata, come l’IT Infrastructure Manager.

Conclusioni

La comunicazione è veramente la linfa del sistema di Governance dell’Impresa. Per esperienza, sono molte le organizzazioni che, in vari ambiti applicativi, sono nate e continuano ad evolvere progettando e migliorando solo specifiche funzionalità compartimentali, senza dare il dovuto peso alla comunicazione diffusa e considerandola solo come un mero collettore passivo e distributore di informazioni on-demand. Questo approccio è limitativo dei sistemi informativi, perché non tiene in considerazione due aspetti:

  • per spingere una persona o un ente a comunicare è necessario che questi trovino dei vantaggi personali negli elementi di comunicazione di cui fanno parte,
  • tutti gli stakeholder contribuiscono sia a generare che ad utilizzare la comunicazione, da qui l’esigenza molto attuale della “collaboration”, che si traduce anche come cooperazione. La comunicazione raggiunge la completezza nel momento in cui diviene fonte di aggregazione, diffusione e sedimento della conoscenza dell’intera organizzazione.

Sebbene la comunicazione sia il risultato di singole azioni, essa deve essere “sostenuta” nella sua efficacia ed efficienza nel tempo sia dalle funzionalità dei sistemi informativi che da quelli organizzativi, e specialmente sponsorizzata dai vertici aziendali, così da alimentare correttamente i diversi bisogni degli stakeholder con priorità e continuità. Questo è il risultato di un buon sistema informativo: far sì che tutta l’Impresa, insieme, possa prendere le giuste decisioni con rapidità, trasformarle in risultati e competitività, e riesca nel non facile.

Anno 12 N.1

Image @iStock/951268172/ShadowsDance

Ti potrebbe interessare anche

PROPRIETÀ / EDITORE

A.A.C. Consulting S.r.l.
Società Benefit,
Via G. Carducci 24
43121 Parma
P.I. e C.F. 02676140342
Tel. +39 0521 532.631
Fax +39 0521 1523233
info@pec.aac-consulting.it
www.aac-consulting.it

DIRETTORE RESPONSABILE

Armando Caroli
direttore@capitale-intellettuale.it

DIREZIONE ARTISTICA

Silvia Zanichelli
Maria Mazzali

REDAZIONE

Federica Bonardi
redazione@capitale-intellettuale.it

 A.A.C. Consulting S.r.l. Società Benefit – Via Giosuè Carducci 24 – 43121 Parma – Tel. +39 0521 532.631 – Fax +39 0521 1523233 – e-mail: info@aac-consulting.it P.I. e C.F. 02676140342 -Cap. Soc. i.v. € 10.000,00 | Privacy | Cookies | Preferenze Cookie |  Website by Socialtech Factory